98,8 %. Ce que le chiffre veut dire, et ce qu'il ne veut pas dire.

Un pourcentage sans méthode est un argument publicitaire. La méthode, donc : ce que mesure notre précision de classement, pourquoi elle tient, et ce qui arrive au 1,2 % restant (la partie que personne ne met en avant).

Ce que mesure le chiffre

98,8 %, c'est la part des emails classés automatiquement qui atterrissent dans le bon dossier et le bon sous-dossier, mesurée en conditions réelles sur du courrier de cabinet : greffes, confrères, clients, pièces scannées comprises. Pas un score de laboratoire sur un jeu de données propre : le courrier tel qu'il arrive, avec ses objets vides, ses « TR: TR: RE: » et ses PDF photographiés de travers.

Pourquoi ce niveau tient

• ✓Il applique vos conventions plutôt qu'une règle générique. Pendant la mise en route, Mailatio apprend vos conventions (références internes, organisation des sous-dossiers, habitudes de nommage) avec un référent du cabinet qui valide ou corrige. Quand ses propositions rejoignent vos décisions, il passe en autonomie.
• ✓Il croise les indices. Références de la juridiction et les vôtres, parties, correspondants connus, contenu des pièces jointes lues par reconnaissance de texte. Un indice seul ne suffit pas ; c'est la concordance qui classe.
• ✓Le doute profite au silence. Sous le seuil de confiance, il ne classe pas : il présente les dossiers candidats avec les indices trouvés. Un clic pour trancher, et il apprend de votre choix.

Le 1,2 % restant

Aucun système honnête ne promet 100 %. Ce qui compte, c'est le coût d'une erreur. Chez Mailatio : chaque classement est journalisé (qui, quoi, quand, pourquoi) et se corrige en un clic ; la correction nourrit l'apprentissage ; et rien ne part jamais du cabinet sans validation. Une erreur de classement se répare en secondes, et un taux d'erreur qu'on répare en secondes ne ressemble plus à un risque.

La question à poser à tout fournisseur

« Quelle est votre précision, mesurée comment, et que se passe-t-il quand vous vous trompez ? » Si la réponse est un chiffre sans méthode, ou pas de chiffre du tout, vous avez votre réponse. La nôtre est publiée ici, et vérifiable pendant l'essai : 30 jours sur vos propres dossiers, sans engagement.

Mesurez-la sur votre courrier →

Précision et rappel ne sont pas la même chose

C'est la distinction que les plaquettes évitent, et c'est pourtant elle qui rend un chiffre lisible.

• ✓La précision répond à : parmi les emails que le système a classés, quelle part est au bon endroit ?
• ✓Le rappel répond à : parmi les emails qu'il aurait pu classer, quelle part a-t-il effectivement classée ?

Un système qui ne classerait qu'un email sur dix — les dix plus évidents — afficherait une précision magnifique et ne servirait à rien. Un système qui classe tout, coûte que coûte, afficherait un rappel parfait et créerait plus de travail qu'il n'en enlève.

Les deux chiffres se lisent donc ensemble, et un fournisseur qui ne cite que le premier vous cache le second. Demandez les deux.

Le seuil de confiance est un réglage, pas une fatalité

Entre les deux se trouve un curseur : le seuil au-delà duquel le système décide de classer plutôt que de demander.

Le monter augmente la précision et le nombre de pièces mises en attente. Le baisser fait l'inverse : moins de questions posées, plus d'erreurs à réparer. Il n'existe pas de réglage universellement bon, seulement un réglage adapté à ce que le cabinet préfère supporter : quelques questions par jour, ou quelques corrections par semaine.

Notre réglage par défaut penche du côté des questions, pour une raison simple : une question coûte cinq secondes, une pièce mal classée coûte une recherche, et parfois un dossier.

Ce qui fait baisser la précision dans un cabinet donné

Le chiffre n'est pas une propriété du logiciel seul : il dépend aussi de ce que le courrier du cabinet donne à lire.

• ✓Des conventions de référence incohérentes entre personnes. Si trois collaborateurs écrivent la même référence de trois façons, il y a trois conventions à apprendre au lieu d'une.
• ✓Des objets d'emails vides de référence. Le corps et les pièces jointes suffisent souvent, mais l'objet est l'indice le moins cher.
• ✓Des dossiers homonymes — deux affaires impliquant le même nom, fréquentes en droit de la famille et en droit du travail.
• ✓Des pièces scannées de mauvaise qualité, où la reconnaissance de texte rend un numéro de rôle approximatif.

Les deux premiers points sont dans les mains du cabinet, et se traitent avec la méthode d'organisation de la boîte mail. Un cabinet qui écrit ses conventions améliore ses propres chiffres, avec ou sans outil.

Vérifier le chiffre vous-même, pendant l'essai

Un chiffre publié par un éditeur vaut ce que vaut son protocole. Voici celui que vous pouvez appliquer sur votre propre courrier, en une demi-heure :

1. Choisissez une semaine ordinaire de l'essai, ni la première (l'apprentissage n'est pas fini) ni une semaine de vacances.
2. Prenez une centaine d'emails classés automatiquement, tirés au hasard. C'est le point critique : ne choisissez ni les cas difficiles, ni ceux dont vous vous souvenez.
3. Faites vérifier chaque classement par quelqu'un qui connaît les dossiers. Bon dossier et bon sous-dossier, sinon c'est une erreur.
4. Comptez séparément les emails mis en attente. Ce ne sont ni des succès ni des erreurs : ce sont des questions, et leur nombre vous dit si le seuil est bien réglé pour vous.

C'est exactement le protocole dont sort notre propre chiffre, appliqué au courrier réel d'un cabinet : greffes, confrères, clients et pièces scannées comprises.