Trois curseurs, hypothèses affichées, aucun email demandé. Un avocat passe environ 11 heures par semaine dans sa boîte mail (McKinsey) et seul un tiers de sa journée est facturable (Clio, Legal Trends Report). Voyez ce que cela donne pour votre cabinet.
Hypothèse : 2 minutes par email pour le lire, retrouver le dossier, classer les pièces et mettre à jour l'agenda. Une estimation prudente pour un email de cabinet avec pièces jointes.
Le calcul est volontairement simple et toutes les hypothèses sont sous vos yeux. La seule mesure qui compte vraiment se fait sur votre propre courrier, pendant l'essai de 30 jours →
Rien n'est caché derrière le résultat. La formule tient en une ligne :
personnes × emails par jour × 21 jours ouvrés × 2 minutes ÷ 60 = heures par mois, puis heures × valeur de l'heure = coût mensuel.
Les trois curseurs sont les trois seules variables. Le reste — vingt et un jours ouvrés, deux minutes par email — est écrit noir sur blanc au-dessus du résultat, et vous pouvez le contester : c'est précisément pour cela qu'il est affiché.
Deux minutes ne couvrent pas la lecture seule. Elles couvrent le trajet complet d'un email de cabinet : lire le message, identifier l'affaire dont il s'agit, ouvrir le bon dossier dans le logiciel métier, y déposer la ou les pièces jointes en les renommant correctement, et mettre l'agenda à jour si une date a été annoncée.
C'est une estimation volontairement prudente. Un email sans pièce jointe prend nettement moins. Un email accompagné de cinq pièces numérisées, dont il faut lire les références avant de savoir où les ranger, prend beaucoup plus. En moyenne sur un flux réel de cabinet, deux minutes sont un plancher plutôt qu'une moyenne.
Le chiffre affiché est délibérément incomplet. Quatre coûts bien réels en sont absents, parce qu'aucun ne s'estime honnêtement avec trois curseurs.
Autrement dit : si le résultat vous paraît élevé, il est en réalité en dessous de la vérité.
La seule mesure qui vaut vraiment se fait ensuite, sur votre propre courrier, pendant l'essai de trente jours. Un chiffre estimé sert à décider s'il vaut la peine de mesurer ; il ne remplace pas la mesure.
Un écart favorable ne suffit pas à choisir un outil. Encore faut-il qu'il classe juste : un système qui range mal détruit plus de valeur qu'il n'en crée, parce que la réparation coûte plus cher que le classement manuel qu'il remplaçait.
C'est pour cette raison que la précision de classement se mesure et se publie. La méthode derrière les 98,8 % →
Vingt et un jours ouvrés par mois et deux minutes par email pour le lire, identifier l'affaire, ouvrir le dossier, y déposer les pièces jointes renommées et mettre l'agenda à jour. Les trois autres variables sont vos curseurs : le nombre de personnes, le nombre d'emails reçus par personne et par jour, et la valeur de l'heure au cabinet.
Non. Il n'y a rien à saisir d'autre que les trois curseurs, et rien n'est envoyé nulle part.
Prudent. Il ne compte ni le coût d'une pièce mal classée, ni le coût des interruptions, ni le risque d'échéance manquée, ni le temps passé le soir et le week-end. Le coût réel est supérieur.
Des onze heures hebdomadaires passées dans la boîte mail mesurées par le McKinsey Global Institute, et de la part facturable d'une journée d'avocat publiée par Clio dans son Legal Trends Report.
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