Une audience manquée est le cauchemar de tout cabinet. Pourtant l'information était là, dans un email du greffe, reçue des semaines avant. Le problème n'est jamais l'information : c'est son extraction.
Les convocations arrivent en pièces jointes, dans des formats variables, sur plusieurs boîtes. Celui qui reçoit n'est pas toujours celui qui plaide. Entre la réception et la saisie à l'agenda, il y a une opération manuelle, et toute opération manuelle finit par sauter un jour de forte charge.
Un outil qui lit le courrier peut repérer les convocations et notifications dans le flux (y compris dans les pièces jointes scannées), en extraire la date, l'heure et la juridiction, et proposer l'événement à l'agenda, rattaché au bon dossier. La proposition reste une proposition : le cabinet confirme, et l'agenda devient le reflet fidèle du courrier. C'est ce que fait Mailatio.
Le flux d'un cabinet contient plus d'échéances qu'on ne le croit, et elles n'arrivent presque jamais annoncées comme telles.
Repérer une date dans un texte est facile. Repérer la bonne date, et savoir à quel dossier elle se rattache, ne l'est pas.
Un avis d'audience porte la date du courrier, parfois la date de l'acte introductif, la date de l'audience et une date limite de dépôt des écritures. Se tromper de date est plus dangereux que de ne rien détecter du tout : une échéance fausse à l'agenda donne une confiance qui n'est pas méritée.
Beaucoup de convocations arrivent en pièce jointe numérisée. Sans reconnaissance de texte, le document est un rectangle opaque : ni la date, ni le numéro de rôle, ni la juridiction n'en sortent.
La convocation arrive sur la boîte générale, ou chez l'associé, alors que l'audience sera plaidée par un collaborateur. Entre les deux, il y a un transfert manuel, et c'est là que l'information s'évapore.
Une audience déjà inscrite est déplacée par un courrier ultérieur. Un système qui se contente d'ajouter produit deux événements contradictoires, ce qui est pire qu'un seul événement faux : plus personne ne sait lequel fait foi.
Si l'un de ces éléments manque, la bonne réponse n'est pas de deviner : c'est de présenter le document et les dates candidates, et de laisser le cabinet trancher en dix secondes.
Une part des échéances d'un cabinet ne s'écrit pas sous forme de date, mais de durée : « dans les quinze jours de la notification », « un mois à compter de la signification ». Le point de départ compte alors autant que la durée, et il dépend d'actes dont l'outil n'a pas toujours connaissance.
Un système honnête s'arrête là. Il signale le document, la durée annoncée et le point de départ qu'il a lu, puis laisse le calcul et la responsabilité au cabinet. Aucun outil de classement du courrier ne devrait calculer un délai de recours à la place d'un avocat, et celui qui le propose devrait vous inquiéter.
La méthode tient si une personne relit les propositions du jour. Cela prend quelques minutes, parce qu'il s'agit de confirmer, pas de saisir.
Pendant les deux semaines de mise en route, ce même référent corrige les propositions qui n'ont pas visé juste : la juridiction mal lue, le dossier mal rattaché, la date de courrier prise pour une date d'audience. Chaque correction est retenue. C'est ce travail-là, et non le branchement technique, qui occupe l'essentiel de la mise en route.
Non par défaut. Mailatio propose l'événement, rattaché au dossier et documenté par la pièce dont il provient ; le cabinet confirme. Une proposition confirmée en un clic reste une décision du cabinet.
Oui. Les PDF scannés passent par une reconnaissance de texte avant analyse, ce qui permet de lire la date, la juridiction et le numéro de rôle même sur un document envoyé sous forme d'image.
Le courrier de renvoi est rapproché de l'événement déjà inscrit pour ce dossier, et la modification est proposée sur cet événement. Le cas du doublon silencieux, où deux dates coexistent sans que personne sache laquelle fait foi, est précisément ce qu'il faut éviter.
Non, et c'est délibéré. Il signale le document, la durée annoncée et le point de départ qu'il a lu. Le calcul du délai et la responsabilité qui va avec restent au cabinet.
Il ne devine pas. Le document est présenté avec les dates candidates et les indices trouvés, et le cabinet tranche. Une échéance fausse à l'agenda inspire une confiance qui n'est pas méritée.
Un calendrier, pas des humeurs : la méthode de relance qui s'applique vraiment.
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